Dla efektywności przedsiębiorstwa ważne jest też odpowiednie zarządzanie dokumentacją firmową. I w małych, i w wielkich przedsiębiorstwach, braki na tym polu mogą spowodować zastoje. Nowoczesne firmy starają się zapobiec takim sytuacjom, decydując się na skanowanie dokumentów.
Efektywne prowadzenie przedsiębiorstwa powinno obejmować poszukiwanie, a następnie korzystanie z dróg, które ułatwiają zatrudnionym codzienną pracę. To szczególnie ważne w branżach, w których można się spotkać z prężnie działającą konkurencją. W takich przypadkach przedsiębiorca nie może pozwolić sobie na zapóźnienia w kwestiach dotyczących rozwijania produktu/usługi i kontakcie z klientem. Dla efektywności przedsiębiorstwa ważne jest też odpowiednie zarządzanie dokumentacją firmową. I w małych, i w wielkich przedsiębiorstwach, braki na tym polu mogą spowodować zastoje. Nowoczesne firmy starają się zapobiec takim sytuacjom, decydując się na skanowanie dokumentów.
Kontrola dokumentów firmowych
Brak kontroli nad aktami znajdującymi się w firmie nierzadko można zauważyć u początkujących przedsiębiorstw, którym szybko od rozpoczęcia działalności udało się zbudować potężną bazę klientów. Taki efekt nie wynika z tego, że dokumentów jest tak dużo, że nie da się opanować ich ilości. Bardziej przyczyna leży w niewiedzy w związku z zarządzaniem aktami. Z chaosem wśród dokumentów spotkamy się też w większych przedsiębiorstwach. Tutaj, mimo znajomości sposobów działania, które porządkują akta, również może zaistnieć chaos. To wynik np. ciągłego, widocznego przyrostu klientów lub zdezaktualizowania się metod, stosowanych do tej pory. O dezaktualizację bowiem nie trudno.
Nowoczesny klient/partner/kontrahent zawsze liczy na sprawną komunikację z firmą, z którą współpracuje. Szybkie odpowiedzi na maile, brak przestojów w komunikacji, terminowość i słowność – to najważniejsze kwestie, brane pod uwagę w takich służbowych kontaktach. Niestety chaos w dokumentacji utrudnia również tę sferę.
Jak usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa i uniknąć problemów z komunikacją z klientem lub partnerem?
Profesjonalna firma nie dopuszcza do sytuacji, w której nie może odpowiedzieć na zapotrzebowanie drugiej strony, gdy powołuje się ona na jakiś dokument lub chce mieć do niego wgląd. Rzetelna współpraca powinna opierać się na jasno sprecyzowanych warunkach. Faktury, umowy, rozliczenia – dzięki takim dokumentom cała współpraca ujęta jest w ramy prawne i finansowe. Chaos w dokumentacji nie pozwala na sprawną obsługę nad klientem.
Dla wielu przedsiębiorców taka sytuacja wydaje się kuriozalna i nie wyobrażają sobie, żeby miało dojść do niej w ich firmie. Niestety, takie małe problemy mogą zdarzać się każdego dnia i umykać oczom przełożonych. Pozornie nieznaczące i trudne do zauważenia sytuacje w postaci:
- opóźnionej odpowiedzi na zapytanie klienta
- nieterminowe przesłanie dokumentów
- trudności ze znalezieniem akt, na które powołuje się klient
To niewielkie „wpadki”, które mogą jednak psuć prestiż firmy. To z kolei może doprowadzić do tego, że klient nie przedłuży współpracy z przedsiębiorstwem.
Skanowanie dokumentów a profesjonalne archiwum
Odpowiedzią na wszystkie powyższe bolączki, może być skanowanie dokumentów. Jeśli każda lub większość dokumentacji firmowej będzie miała swoją kopię cyfrową, znalezienie konkretnych akt zajmie dosłownie kilka sekund. To ogromne ułatwienie bieżącej pracy przedsiębiorstwa. Elektroniczny format akt sprawia, że zdecydowanie łatwiej jest wymieniać się dokumentacją. To ważne, bo pozwala uniknąć wcześniej wspomnianych „wpadek”.
Oprócz tego wymiana zachodzi łatwiej również na drodze pracownik-pracownik lub pracownik-przełożony. Gdy nie ma problemów z dzieleniem się informacjami, sprawnym feedbackiem i delegowaniem obowiązków, przedsiębiorstwo działa jak dobrze naoliwiona maszyna.
Skanowanie dokumentów nie tylko ułatwia bieżącą działalność. Pozwala też stworzyć funkcjonalne, nowoczesne archiwum. W efekcie nawet dostęp do starszych akt nie zajmuje wiele czasu. Archiwa elektroniczne to sprawdzona alternatywa dla archiwów tradycyjnych, składających się z dokumentacji papierowej. W stworzeniu obydwu takich zbiorów wspomagają takie firmy jak Rhenus Data Office Polska. Oprócz uporządkowania akt proponują również profesjonalnie wykonany proces skanowania dokumentów i ich digitalizacji.
